Sistem Perbendaharaan dan Anggaran Negara (SPAN)

Pengelolaan keuangan Negara sampai saat ini masih mengalami beberapa kendala walaupun telah diotomatisasi menggunakan sistem untuk mempermudah dalam pelaksanaannya. Beberapa kondisi perbendaharaan yang terjadi saat ini diantaranya mengalami permasalahan dalam fungsi: persiapan anggaran, manajemen DIPA, manajemen komitmen, manajemen pembayaran, permasalahan dalam pelaksanaan penerimaan Negara, manajemen kas (terutama dalam masalah penataan rekening), sistem akuntansi dan pelaporan yang belum sepenuhnya akrual, dukungan TI, dukungan SDM (akibat kultur atau kualitas terhadap kuantitas SDM). Oleh karenanya, dibentuklah suatu sistem yang dapat mengatasi permasalahan-permasalahan tersebut.

SPAN mempunyai tiga proyek utama dimana untuk melakukan pembenahan dan penyempurnaan dalam proses bisnisnya, pengembangan TI yang lebih baik, dan change management communication (CMC). Dalam hal penyempurnaan proses bisnis, SPAN berupaya melakukan penyempurnaan dalam manajemen DIPA, penyempurnaan manajemen komitmen dan pembayarannya, penyempurnaan manajemen penerimaan dan kas, serta penyempurnaan dalam akuntansi dan pelaporannya. Dalam hal pengembangan TI, SPAN berupaya untuk mengintegrasikan database seluruh Indonesia yang sebelumnya terpecah-pecah dalam database berbagai aplikasi pendukung pengelolaan keuangan Negara disetiap satker. Yang terakhir adalah change management communication (CMC), suatu hal yang tidak terpisahkan saat mengembangkan suatu sistem yaitu dukungan dari pengguna sistem. Dengan melakukan pembenahan diketiga pokok hal ini, SPAN akan menjadi sistem yang dapat memberikan kenyamanan dan kemudahan dalam pengelolaan keuangan Negara.

a. Pengembangan Proses Bisnis

· Penyempurnaan Proses Bisnis Manjemen DIPA

Dengan melakukan penyempurnaan dalam manajemen DIPA diharapkan mempunyai dampak dalam memberikan penelaahan DIPA yang lebih cepat karena penelaahan hanya sampai 2 digit, ketika terjadi revisi prosesnya lebih cepat dengan cara memberikan fleksibilitas lebih banyak bagi satker untuk melakukan revisi anggaran, dari segi akuntabilitasnya lebih cepat yaitu semua komponen APBN akan dimasukkan dalam DIPA, meningkatkan efisiensi dan efektifitas karena telah mengadopsi Anggaran Berbasis Kinerja, membantuk dalam perencanaan kas karena pada awalnya informasi rencana penarikan/penerimaan dana pada halaman III tidak ter-update sehingga SPAN berupaya untuk membuat halaman III dapat ter-update.

· Penyempurnaan Proses Bisnis Manajemen Komitmen dan Pembayaran

Mengatasi beberapa masalah sehingga dapat memberikan dampak antara lain: peningkatan budget control melalui manajemen komitmen, optimalisasi perencanaan kas melalui pemanfaatan data liability artinya penerapan konsep paperless dalam komunikasi data, mendukung penerapan accrual accounting, dan peningkatan kecepatan dan kepastian waktu pencarian dana karena adanya penerapa e-disbursement dalam proses pencairan dananya.

· Penyempurnaan Proses Bisnis Manajemen Penerimaan dan Kas

Agar memberikan dampak bagi seluruh penerimaan dan pengeluaran dapat tercatat dan terekonsiliasi dengan cepat sehingga dapat meningkatkan keamanan terhadap aliran dana yang terdapat pada rekening kelolaan BUN, serta mempermudah dalam pelaksanaan forward cash planning.

· Penyempurnaan Proses Bisnis Akuntansi dan Pelaporan

Seperti yang disebutkan sebelumnya bahwa SPAN mendukung dalam penerapan accrual accounting sehingga dari penerapan basis akuntansi ini dapat memberikan proses akuntansi yang baik dan relevan, juga dapat menyajikan laporan keuangan yang lebih komprehensif dan informatif. Yang perlu diperhatikan adalah SPAN mengintegrasikan dua sistem (SAU dan SAKUN) menjadi Sistem Akuntansi Pusat yang terintegrasi yang berdampak pada tidak diperlukannya rekonsiliasi antar sistem. Selain itu, pelaporan akan menggunakan basis GFS (Government Financial Statistic).

b. Pengembangan Teknologi Informasi

Beberapa hal dalam rangka penyempurnaan TI antara lain: penyempurnaan TI Pengelolaan Keuangan Negara mulai dari perencanaan, pelaksanaan, dan pelaporan anggaran yaitu dengan SPAN, pembangunan Service Desk, penyempurnaan TI Pengelolaan Keuangan Satuan Kerja dengan membangun SAKTI (Sistem Aplikasi Keuangan Tingkat Instansi) sebagai sistem pendukung SPAN.

c. Change Management Communication (CMC)

Kenapa perlu dilakukan CMC? Hal ini dilakukan untuk mengantisipasi permasalahan yang timbul akibat penerapan SPAN, mengantisipasi permasalahan akibat resistensi terhadap perubahan, membantu dalam membuat rencana; pedoman dan kontrol terhadap proses implementasi SPAN, memastikan bahwa stakeholder yang terkait dengan perubahan mampu melaksanakan peranannya yang baru, dan membuat perencanaan untuk menjaga sistem yang baru (dalam rangka sustainability) dan peningkatan secara kontinu terhadap sistem baru.

SPAN tetap melakukan koneksitas dengan sistem lainnya karena tidak semua sistem dapat terintegrasi dalam SPAN. Sebagai contoh, SPAN sebagai pusat sistem yang menyimpan database berinteraksi dengan sistem satker, sistem/aplikasi manajemen utang, aplikasi MPN, aplikasi perbankan, aplikasi manajemen BMN, dan pada service desk sebagai pendukungnya. Selain itu, tersedia fasilitas SPAN-SMS yang merupakan aplikasi yang dapat dipergunakan satker dalam memonitor data keuangannya. Satker cukup mengirimkan sms dengan format tertentu. Walaupun SPAN tidak dapat menghandel seluruh sistem menjadi satu, SPAN telah memberikan suatu kemudahan dalam akses ataupun kontrol karena telah terintegrasi databasenya.

Dari pembahasan ini dapat disimpulkan bahwa SPAN adalah sistem yang dibentuk untuk memberikan keunggulan diantaranya: otomatisasi dan audit trail, single database (rekonsiliasi data), paperless, mendukung dalam accrual accounting, serta user define report dalam rangka proses akuntansi dan pelaporannya.